EL DE LA CALLE 42

Cómo sacarle partido a la nueva suite de oficina en red de Google

Escribir algo a medias con otras personas normalmente implica hacerlo por turnos, intercambiarse versiones por correo o, en el mejor de los casos, sentarse frente al ordenador mientras uno escribe y el otro sugiere. Pero usando Google Docs, escribir a medias tiene un sentido mucho más literal. Se toma un programa procesador de textos, una hoja de cálculo, se añade mensajería instantánea, se coloca en la web, se agita todo, y el resultado es una suite de ofimática pensada para colaborar online.
Darío Pescador Albiach
11 de diciembre de 2006

Esta es una de las opciones más sorprendentes de las aplicaciones web de Google. Dos o más personas pueden conectarse desde cualquier lugar, abrir el mismo documento de texto u hoja de cálculo, y escribir a la vez sobre él, en riguroso directo. Es un tanto inquietante ver cómo el compañero añade palabras al párrafo de introducción, al mismo tiempo que otro se dedica a escribir en la segunda página, pero también es muy estimulante. Una verdadera tormenta de ideas donde los participantes pueden estar repartidos por todo el mundo y comentar los cambios en directo.

Este tipo de herramientas de colaboración no son nuevas. Muchos programas de mensajería instantánea, como MSN Messenger o ICQ incorporan la posibilidad de compartir una aplicación o una pizarra para dibujar. Pero esta vez se trata de un procesador de texto, capaz de crear documentos compatibles con el Office de M icrosoft y el .PDF de Adobe, y que se puede utilizar desde cualquier ordenador con conexión a Internet.

Para colaborar en los documentos de texto, todos los participantes tienen que registrarse como usuarios de Gmail
Más fácil si se es usuario de Gmail

Las aplicaciones de proceso de texto y hoja de cálculo eran programas diferentes, adquiridas más tarde por Google y reunificadas en un sólo servicio. Aunque ahora se presentan en la misma pantalla, todavía hay algunas funciones que no son comunes. Para invitar a una persona a participar en un documento sólo hace falta introducir su dirección de correo electrónico. El programa le envía automáticamente un mensaje con un enlace para que pueda entrar y modificar el documento.

También se pueden invitar 'espectadores' que podrán ver el documento, pero no tocarlo. Sin embargo, para colaborar en los documentos de texto, todos los participantes tienen que registrarse como usuarios de Gmail (la cuenta de correo de Google), mientras que para las hojas de cálculo se puede invitar a cualquiera a participar sin necesidad de registro.

Los cambios se refrescan instantáneamente en las hojas de cálculo
Chatear mientras se escribe

Con Google SpreadSheets hay otras ventajas. A la derecha de la hoja de cálculo aparece una ventana de mensajes instantáneos para poder mantener un chat con todos los autores, al tiempo que se trabaja sobre el documento. Además, los cambios se refrescan instantáneamente en las hojas de cálculo. Se puede ver cómo el otro usuario introduce letra a letra los cambios.

Sin embargo, Google SpreadSheets tiene el problema de que no se pueden insertar notas en las diferentes casillas, por lo que se pierde una función muy importante que poseen las hojas de cálculo de escritorio (tanto de Microsoft como de OpenOffice), que es la de guardar anotaciones sin tener que alterar el tamaño de las celdas.